09 Jul VeriFactu y nueva obligación de facturación electrónica: cuestiones prácticas por tipo de actividad y cliente
Tres sociedades de responsabilidad limitada, cada una dedicada a un sector de actividad distinto, plantean dudas sobre cómo deben adaptar su sistemática de facturación a raíz de la nueva normativa de factura electrónica y del sistema VeriFactu:
CASO PLANTEADO
Supuesto 1 – Peluquería (S.L.). La sociedad presta servicios a clientes particulares con tickets de importe reducido (entre 15 y 20 €), respecto de los cuales no emite facturas. Se pregunta si la implantación de VeriFactu altera esta práctica y qué obligaciones concretas le son exigibles en relación con dichas operaciones.
Supuesto 2 – Reparaciones de antenas y telefonillos (S.L.). La sociedad factura a una clientela mixta: particulares, comunidades de propietarios y otras entidades. Se plantea cómo debe articular el nuevo sistema de facturación en función de cada tipo de destinatario y si existen diferencias de tratamiento según la naturaleza jurídica de este.
Supuesto 3 – Alquiler de viviendas vacacionales (S.L.). La sociedad gestiona arrendamientos vacacionales y opera tanto con clientes particulares residentes como con arrendatarios extranjeros. Se consulta el proceder exigible con la nueva normativa de facturación a partir de 2026, con especial mención a las particularidades que pueden derivarse de la condición de no residente o extranjero del arrendatario.
SOLUCIÓN
En primer lugar, debemos decir que no se pueden confundir Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU, con factura electrónica.
El primero está regulado fundamentalmente por el Reglamento que regula los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), aprobado por el RD 1007/2023, de 5 de diciembre, también conocido como Reglamento VERI*FACTU y por la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos.
En cuanto a la factura electrónica, en este caso el precedente normativo lo encontramos en la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como ley crea y crece.
El artículo 12 de esta ley modifica el artículo 2 bis de la ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información para establecer, de forma generalizada, la obligación de emitir facturas en formato electrónico cuando el destinatario sea un empresario o profesional.
Está pendiente el desarrollo reglamentario y, en cuanto a la entrada en vigor de esta obligación, la Disposición Final de la Ley 18/2022 establece que será de un año desde la entrada en vigor del Real Decreto de desarrollo de la ley (actualmente no aprobado) para las empresas cuya facturación sea superior a ocho millones de euros y de dos años para el resto
Por tanto:
– Un SIF es un requisito técnico para los programas de facturación.
– La factura electrónica es el formato en que se documentan las transacciones comerciales, ya sea en el formato tradicional o en uno nuevo.
– VeriFACTU*: es un sistema que está basado en los requisitos del SIF, pero con la obligación adicional de enviar los registros de facturación en tiempo real a la Agencia Tributaria, garantizando así una mayor fiscalidad y control.
– Aunque la factura electrónica será obligatoria para las transacciones B2B (empresa a empresa) en el futuro, el uso de un sistema SIF, como Veri*FACTU, ya es obligatorio para todos los programas de facturación que no sean manuales.
Entrada en vigor
Verifactu:
– El 29 de julio de 2025 los programas de facturación deben estar adaptados al reglamento VeriFactu.
– El 1 de enero de 2026 las empresas que a usen programas de facturación, deben asegurarse de que sean compatibles con VeriFactu.
– El 1 de julio de 2026 los autónomos que a usen sistemas de facturación, deben asegurarse de que sean compatibles con VeriFactu.
Facturas electrónicas:
Todavía debe publicarse el reglamento que desarrolle todas las medidas de la facturación electrónica. Una vez publicado los plazos son:
– Un año después será obligatorio para todas las empresas y autónomos que facturen más de 8 millones al año.
– Dos años después será obligatorio para todas las empresas y autónomos que facturen menos de 8 millones al año.
¿Se elimina la facturación en papel?
Esta es una de las principales diferencias entre Verifactu y la factura electrónica. Hacienda dice que Verifactu permite la emisión de facturas en papel, sin embargo, con la normativa de factura electrónica obligatoria no sucede lo mismo. O sea, que en tus operaciones con otros autónomos y empresas se acabaron las facturas en PDF, Word o Excel.
Cuestiones planteadas:
- Sociedad Limitada del sector PELUQUERÍA
Cómo debe actuar con el nuevo sistema VERI*FACTU cuando realiza servicios a clientes particulares por importes reducidos (15-20 €), normalmente sin emitir factura.
La normativa actual de facturación (art. 2 y 3 del Real Decreto 1619/2012) establece que toda operación sujeta a IVA debe documentarse mediante factura o factura simplificada, con independencia del importe o del tipo de cliente.
Hasta ahora, los negocios minoristas -como las peluquerías- podían emitir factura simplificada (ticket) por operaciones con particulares. Con la entrada en vigor del Real Decreto 1007/2023, todas las empresas y autónomos que utilicen sistemas informáticos de facturación estarán obligados a que esos sistemas generen y almacenen registros de facturación verificados conforme al formato VERI*FACTU.
Esto significa que, aunque la peluquería no entregue físicamente factura al cliente, su sistema (caja registradora o software de TPV) deberá:
– Generar un registro de factura simplificada por cada operación (art. 5 RD 1007/2023).
– Firmarlo electrónicamente con el código «Huella» o hash que garantice su inalterabilidad (art. 7 RD 1007/2023).
– Remitirlo automáticamente o ponerlo a disposición de la AEAT, si el establecimiento opta por el modo VERI*FACTU (art. 10 RD 1007/2023).
Por tanto, a partir de 2026:
– Deberá utilizar un software certificado compatible con VERI*FACTU.
– Aunque el cliente no solicite factura, el sistema debe generar el registro electrónico.
– Si el cliente pide justificante, se imprimirá o enviará una factura simplificada.
- Sociedad Limitada dedicada a REPARACIONES DE ANTENAS Y TELEFONILLOS
Cómo proceder con clientes particulares, comunidades de propietarios y entidades.
En este caso, la empresa emite facturas completas a entidades y comunidades, y simplificadas o completas a particulares según las circunstancias.
Con la entrada de VERI*FACTU:
– Todas las facturas, sean simplificadas o completas, deberán generarse mediante un sistema compatible (art. 4 RD 1007/2023).
– El sistema debe garantizar la integridad, conservación, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros (art. 5 y 6 RD 1007/2023).
– El software incluirá el identificador VERI*FACTU y, en caso de optar por la remisión voluntaria a la AEAT, enviará los registros en tiempo real.
En la práctica, esta sociedad deberá:
- Adquirir o adaptar un programa de facturación homologado conforme a las especificaciones técnicas publicadas por la AEAT.
- Emitir factura completa a comunidades y entidades (como hasta ahora).
- Emitir factura simplificada a particulares cuando no se exija identificar al destinatario (importe inferior a 400 €).
- Registrar electrónicamente todas las operaciones, sin excepciones.
- Sociedad Limitada de ALQUILER DE VIVIENDAS VACACIONALES
Obligaciones con el nuevo sistema de facturación en operaciones con particulares españoles y extranjeros.
En este tipo de sociedades, las operaciones con particulares nacionales o extranjeros (no empresarios) están exentas de IVA conforme al art. 20.Uno.23º de la Ley 37/1992 (LIVA), salvo que se presten servicios propios de la industria hotelera (limpieza diaria, restauración, recepción, etc.).
Aun siendo operaciones exentas, deben registrarse contablemente y documentarse mediante factura o recibo justificativo (art. 164.Uno.3º LIVA y art. 2 RD 1619/2012).
Con VERI*FACTU:
– La sociedad deberá usar un sistema informático que genere los registros electrónicos de todas las operaciones, incluidas las exentas.
– Si el destinatario es extranjero, la obligación es la misma, pero podrá emitirse la factura en formato electrónico y en idioma inglés, conforme al art. 13 del RD 1619/2012.
– El sistema deberá permitir identificar el tipo de operación (exenta, sujeta o no sujeta).
En definitiva, el régimen de facturación no cambia por tratarse de extranjeros, pero el método de registro sí: todas las operaciones deberán pasar por el sistema VERI*FACTU.
CONCLUSIÓN
El nuevo sistema VERI*FACTU, que será de aplicación obligatoria a partir de 2026, implica un cambio estructural en la forma de registrar y conservar la facturación de todas las empresas, con independencia de su tamaño o del tipo de cliente. Cada sociedad deberá disponer de un programa informático certificado capaz de generar un registro electrónico de todas las operaciones realizadas, garantizando su integridad, trazabilidad e inalterabilidad conforme a los requisitos del Real Decreto 1007/2023.
En el caso de la peluquería, aunque la mayoría de sus operaciones se realicen con particulares y por importes reducidos, el sistema deberá generar un registro de factura simplificada por cada servicio, incluso cuando el cliente no solicite factura. La sociedad de reparaciones deberá aplicar el mismo criterio, emitiendo facturas simplificadas o completas según el destinatario y asegurando que todas ellas se registren mediante un software compatible. Finalmente, la sociedad dedicada al alquiler vacacional, aunque sus operaciones estén exentas de IVA o se dirijan a particulares extranjeros, deberá igualmente documentarlas y registrarlas dentro del sistema VERI*FACTU, garantizando la trazabilidad de cada ingreso.
En definitiva, la obligación no depende del tipo de servicio ni del perfil del cliente, sino del hecho de utilizar sistemas informáticos de facturación. Adaptarse a VERI*FACTU supondrá una inversión inicial, pero también ofrecerá mayor seguridad jurídica, transparencia ante la Administración y reducción del riesgo de sanciones derivadas de errores o falta de coherencia en los registros de facturación.
Normativa aplicada
- Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del IVA: arts. 20.Uno.23º y 164.Uno.3º.
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Facturación: arts. 2, 3, 6, 7 y 13.
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos de facturación: arts. 4 a 10.
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