El coste invisible del teletrabajo ¿cómo registrarlo correctamente?

19 May El coste invisible del teletrabajo ¿cómo registrarlo correctamente?

CASO PRÁCTICO

El teletrabajo no solo ha cambiado la forma de trabajar; también ha introducido pequeñas tensiones en ámbitos aparentemente pacíficos, como la contabilidad. Porque no todo lo que se paga al trabajador es salario… aunque lo parezca.

Conviene recordar -aunque resulte evidente- que el trabajo a distancia no nació con la pandemia. Lo que ocurrió es que, de forma abrupta, dejó de ser marginal. Ese cambio de escala tuvo consecuencias jurídicas, organizativas… y también contables. La Ley 10/2021, de trabajo a distancia, introdujo un principio que, aunque lógico, no es neutro: el trabajador no debe asumir los gastos derivados de su actividad profesional cuando esta se desarrolla desde su domicilio.

Y ahí aparece la cuestión: si la empresa compensa esos gastos ¿cómo debe reflejarlo en su contabilidad?

Podría parecer tentador, y no sería extraño verlo en la práctica, tratar estas cantidades como un mayor gasto de personal. Al fin y al cabo, el dinero se paga al trabajador. Sin embargo, ese enfoque tiene una grieta importante. El artículo 26.2 del Estatuto de los Trabajadores establece con bastante claridad que: las cantidades abonadas para compensar gastos no tienen naturaleza salarial.

Y esto no es un detalle menor. Porque, si no es salario en el plano laboral, difícilmente puede considerarse gasto de personal en el plano contable. Aquí es donde empieza a separarse la intuición de la técnica.

El enfoque del ICAC

La Consulta 3 del BOICAC 133 no introduce una solución compleja, pero sí exige un cambio de perspectiva, no importa tanto a quién se paga, sino por qué se paga.

Y, bajo ese prisma, la compensación de gastos por teletrabajo no es más que eso, un gasto necesario para el funcionamiento de la empresa. No retribuye trabajo, no incentiva rendimiento, y no remunera servicios.

Simplemente evita que el trabajador soporte costes que corresponden a la empresa.

A partir de ahí, la conclusión del ICAC resulta coherente:

• estos importes deben registrarse en el subgrupo 62 «Servicios exteriores»,
• y, de forma más concreta, en la cuenta 629 «Otros servicios».

La analogía que utiliza el ICAC es bastante ilustrativa: equipara estos gastos a los gastos de viaje o a determinados gastos de oficina.

No es una equiparación forzada. Es, más bien, una forma de situarlos en el lugar que les corresponde dentro de la estructura de costes.

Aunque el PGC no obliga a un desarrollo específico, la experiencia aconseja cierta prudencia organizativa. No es lo mismo registrar todo en una única cuenta 629 que distinguir, por ejemplo:

• 6291 – Gastos de desplazamiento
• 6292 – Gastos de oficina
• 629X – Compensación trabajo a distancia

El ICAC, de forma casi discreta, recuerda algo que debería ser obvio pero que no siempre se aplica con rigor, y es que la contabilidad debe reflejar la realidad económica, no solo la forma jurídica. Este principio, recogido en el artículo 34.2 del Código de Comercio, actúa aquí como criterio de cierre. Porque, si uno se queda únicamente en la forma -«pago al trabajador»-, podría equivocarse. Pero si atiende al fondo -«reembolso de un gasto empresarial»-, la clasificación se aclara.

1. Registro de la compensación de gastos de teletrabajo

(Suponiendo pago directo al trabajador)

2. Si la compensación queda pendiente de pago

3. Pago posterior al trabajador

4. Alternativa: pago contra justificantes (anticipo o suplido)

En algunos casos, la empresa puede reembolsar gastos previamente justificados: